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Leider kommt es immer wieder vor, dass in der Arbeitswelt gegen wichtige Gesetze und Vorschriften verstoßen wird – entweder absichtlich, oder weil jemand es „mit den Vorschriften nicht so genau nimmt“. In jedem Fall können solche Verstöße weitreichende Folgen für andere Personen und unser Unternehmen haben. Daher ist es wichtig und richtig, diese Verstöße zu melden, wenn man von ihnen Kenntnis erlangt. 

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (kurz: HinSchG) (auch bekannt als „Whistleblower-Gesetz“), das am 02.07.2023 in Kraft getreten ist, regelt den Prozessablauf bei der Meldung solcher Verstöße und schützt den/die Hinweisgeber*in (= Person, die den Verstoß gemeldet hat) vor negativen Folgen:

Wenn Sie einen Verstoß gegen ein Gesetz oder eine interne Vorschrift beobachtet haben, bietet Ihnen das neue Hinweisgeberschutzgesetz nun die Möglichkeit, dies unkompliziert und absolut vertraulich zu melden. 

Dazu muss in jedem Unternehmen eine interne Meldestelle eingerichtet werden, die Meldungen solcher Verstöße entgegennimmt, prüft und bearbeitet. Außer den Beschäftigten der internen Meldestelle darf niemand den Namen des/der Hinweisgebers*in oder Einzelheiten der Meldung erfahren. Auch die Identität (= Name und andere personenbezogene Daten) anderer Personen, die in der Meldung genannt werden (z.B. Beschuldigte, andere Zeugen) muss streng vertraulich behandelt werden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich an eine externe Meldestelle zu wenden, die vom Bund oder den Ländern betrieben werden und grundsätzlich allen Hinweisgebern offenstehen. 

Auf Wunsch können Hinweise auch anonym (= ohne den eigenen Namen zu nennen) abgegeben werden.

Der/die Hinweisgeber*in darf aufgrund der Meldung keine Nachteile haben (z.B. Kündigung, Mobbing durch Kollegen oder Vorgesetzte, Versetzung etc.).

Die wichtigsten Punkte rund um die Meldung eines Verstoßes im Studentenwerk Niederbayern/Oberpfalz haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst:

 

Wer kann eine Meldung abgeben?

 

Sie können Verstöße (siehe „Was soll gemeldet werden?“) im Studentenwerk Niederbayern/Oberpfalz melden, wenn:

  • Sie im Studentenwerk Niederbayern/Oberpfalz beschäftigt sind (Arbeitnehmer*innen, Auszubildende, Leiharbeitnehmer*innen)
  • Sie beruflich mit dem Studentenwerk Niederbayern/Oberpfalz in Kontakt stehen (z.B. Mitarbeiter von Lieferanten, Dienstleistungsunternehmen, sonstige Geschäftspartner).

Sollten Sie nicht unter eine dieser beiden Kategorien fallen und einen Verstoß im Studentenwerk Niederbayern/Oberpfalz beobachtet haben, nutzen Sie bitte das Feedback-Portal des Studentenwerks Niederbayern/Oberpfalz.

Was soll gemeldet werden?

  

§ 2 HinSchG enthält einen abschließenden Katalog der Tatbestände, die Gegenstand einer Meldung sein können. Insbesondere die folgenden Tatbestände fallen unter das Hinweisgeberschutzgesetz und sollten gemeldet werden:

  • Straftatbestände (= verbotenes Verhalten, das in einem Gesetz unter Strafe gestellt wird) 
    (z.B. Betrug, Bestechung, Datenfälschung, Diebstahl, Mobbing, Nötigung, Sachbeschädigung)

  • Ordnungswidrigkeiten (= geringfügige Gesetzesverstöße, die mit einer Geldbuße geahndet werden), wenn sie den Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder den Schutz der Rechte von Beschäftigten oder deren Vertretungen betreffen
    (z.B. Verstöße gegen Hygienevorschriften bzw. Sorgfaltspflichten in der Lebensmittelherstellung, Verstöße gegen Unfallverhütungsvorschriften, Verletzung der Aufsichtspflicht im Betrieb, Verstöße gegen Arbeitsschutzbestimmungen, Verstöße gegen Verwaltungsvorschriften)
  • Verstöße gegen weitere bestimmte Rechtsvorschriften auf Bundes-, Landesoder EU-Ebene, die in § 2 HinSchG einzeln benannt werden
    (z.B. Lebensmittelsicherheit, Umweltschutz, Wettbewerbsrecht/Vergaberecht, Steuerrecht, Verbraucherschutz, Datenschutz, Bekämpfung von Geldwäsche)

Die folgenden Stellen stehen Ihnen selbstverständlich bei spezifischen Anliegen weiterhin zur Verfügung:

  • Personalrat
  • Schwerbehindertenvertretung
  • Gleichstellungsbeauftragte/r
  • Inklusionsbeauftragte/r
  • Datenschutzbeauftragte/r
  • IT-Sicherheitsbeauftragte/r
  • Arbeitssicherheitsbeauftragte/r


Welche wichtigen Angaben sollte die Meldung enthalten?

 

Wenn Sie einen Verstoß melden, sollten Sie so genau wie möglich beschreiben, was Sie beobachtet haben. Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Meldung mindestens folgende wichtige Angaben enthält:

  • Was möchten Sie melden? (siehe „Was soll gemeldet werden?“)
    z.B. Diebstahl von Büromaterial
  • Wo und wann hat sich der Vorfall ereignet? z.B. am 26.06.2023 im Sekretariat des STWNO am Standort Musterstadt
  • Was haben Sie genau beobachtet/gehört/gelesen? z.B. Die Mitarbeiterin Frau Mustermann hat Kopierpapier, mehrere Ordner, Post-Its und einige Packungen mit verschiedenen Stiften aus einer neuen Büromaterial-Lieferung mit nach Hause genommen.
  • Haben Sie diesen Verstoß schon öfter bemerkt? z.B. Ich habe während der letzten 6 Monate immer wieder gesehen, dass Frau Mustermann verschiedene Büromaterialien aus dem Büro mitgenommen hat.


Wo kann ich meine Meldung abgeben?

 

Es stehen Ihnen die folgenden Meldestellen zur Verfügung - Sie können frei entscheiden, welche Meldestelle Sie kontaktieren möchten:

1. Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz
Weitere Informationen über die externe Meldestelle des Bundes und deren Nutzung finden Sie hier.

2. Interne Meldestelle des Studentenwerks Niederbayern/Oberpfalz
Das Studentenwerk Niederbayern/Oberpfalz hat eine zentrale interne Meldestelle eingerichtet. Dort werden Ihre Hinweise von dem/der Hinweisgeberschutz-Beauftragten entgegengenommen und bearbeitet. Die interne Meldestelle ist für alle Dienstorte des Studentenwerks Niederbayern/Oberpfalz zuständig.

Weitere Informationen über die interne Meldestelle und deren Nutzung finden Sie nachfolgend.

Wie kann ich die interne Meldestelle erreichen?

 

Wenn Sie einen Verstoß bei der internen Meldestelle des Studentenwerks Niederbayern/Oberpfalz melden wollen, haben Sie hierzu folgende Möglichkeiten:

Per Post

  

Sie können den Verstoß, den Sie melden wollen, in einem Brief schildern und diesen per Post an die interne Meldestelle senden.

Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Meldung alle wichtigen Angaben enthält.

Damit die Vertraulichkeit gewahrt werden kann und Ihr Brief ungeöffnet an die interne Meldestelle weitergeleitet wird, muss der Brief mit dem Hinweis „vertraulich“ gekennzeichnet sein. Bitte beschriften Sie Ihren Briefumschlag daher folgendermaßen:

Studentenwerk Niederbayern/Oberpfalz
Anstalt des öffentlichen Rechts
Hinweisgeberschutz-Beauftragte*r
Interne Meldestelle HinSchG
Albertus-Magnus-Str. 4
93053 Regensburg

- VERTRAULICH - 

 

Es steht Ihnen frei, ob Sie Sie den Brief anonym senden oder Ihren Namen angeben möchten.

Bitte beachten Sie, dass die interne Meldestelle bei einer anonymen Meldung per Brief keine Möglichkeit hat, Sie zu kontaktieren. Es ist in diesem Fall nicht möglich, Rückfragen zu klären und/oder Ihnen eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand Ihres Hinweises zukommen zu lassen.

Wenn Sie anonym bleiben und trotzdem eine Rückmeldung zu Ihrem Hinweis erhalten wollen, empfehlen wir Ihnen, das interne Hinweisgeber-Portal zu nutzen.

telefonisch

  

Sie können die interne Meldestelle telefonisch kontaktieren, um einen Verstoß zu melden. Bitte nutzen Sie hierzu die kostenlose Nummer: 0800 - 0 06 09 58

Ihr Anruf wird innerhalb der folgenden Telefonzeiten persönlich von dem/der Hinweisgeberschutz-Beauftragten entgegengenommen: Montag und Mittwoch, 09:00 Uhr – 13:00 Uhr

Außerhalb der Telefonzeiten haben Sie die Möglichkeit, Ihre Meldung als Nachricht auf der Voicebox zu hinterlassen. So ist es Ihnen jederzeit, z.B. auch nachts, am Wochenende oder an Feiertagen, möglich, eine Meldung bei der internen Meldestelle abzugeben. Ihre Nachricht wird zur weiteren Bearbeitung in einem schriftlichen Protokoll inhaltlich zusammengefasst und dann umgehend gelöscht. Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Hinweis alle wichtigen Angaben enthält.

Es steht Ihnen frei, ob Sie bei Ihrer telefonischen Meldung anonym bleiben oder Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten nennen möchten. Ihre Daten werden absolut vertraulich und datenschutzkonform behandelt.

Wenn Sie anonym bleiben wollen, unterdrücken Sie bitte Ihre Rufnummer vor dem Anruf.

Bitte beachten Sie, dass die interne Meldestelle bei anonymen telefonischen Meldungen keine Möglichkeit hat, Sie zu kontaktieren. Es ist in diesem Fall nicht möglich, Rückfragen zu klären und/oder Ihnen eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand Ihres Hinweises zukommen zu lassen. 

Wenn Sie anonym bleiben und trotzdem eine Rückmeldung zu Ihrem Hinweis erhalten wollen, empfehlen wir Ihnen, das interne Hinweisgeber-Portal zu nutzen. Sollten Sie auf die Voicebox sprechen und nicht anonym bleiben wollen, vergessen Sie bitte nicht, am Ende Ihrer Nachricht Ihren Namen und Ihre Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse anzugeben, damit die interne Meldestelle sich mit Ihnen in Verbindung setzen kann. 

digital

  

über das interne Hinweisgeber-Portal auf der Webseite des Studentenwerks Ndb./Opf.

Sie können den Verstoß, den Sie beobachtet haben, digital über das interne Hinweisgeber-Portal auf der Webseite des Studentenwerks Niederbayern/Oberpfalz melden.

Hier erhalten Sie eine zufällig generierte Vorgangsnummer für Ihren Hinweis. Es steht Ihnen frei, ob Sie Ihren Hinweis anonym abgeben oder Ihren Namen nennen wollen.

Das Hinweisgeber-Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Hinweis anonym abzugeben und weiterhin mit der internen Meldestelle in Kontakt zu bleiben.

Wenn Sie anonym bleiben wollen, können Sie sich nach Absenden Ihres Hinweises mit Ihrer Vorgangsnummer immer wieder über den Menüpunkt „Hinweisgeber Informationen“ in das Hinweisgeber-Portal einloggen und auf diese Weise mit der internen Meldestelle kommunizieren. So können Sie jederzeit einsehen, ob Sie eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand Ihres Hinweises von der internen Meldestelle erhalten haben. Sollten sich Rückfragen zu Ihrem Hinweis ergeben, lässt Ihnen der/die Hinweisgeberschutz-Beauftragte diese in einer Nachricht über das Hinweisgeber-Portal zukommen, die Sie dann dort lesen und bearbeiten können.

Wenn Sie nicht anonym bleiben wollen, geben Sie bitte in der dafür vorgesehenen Zeile auf dem Hinweisgeber-Portal Ihre E-Mail-Adresse an. Die interne Meldestelle wird Sie über das Hinweisgeber-Portal kontaktieren, um Rückfragen zu klären und/oder Ihnen eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand Ihres Hinweises zukommen zu lassen. Sobald dies der Fall ist, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung per E-Mail von der Absender-Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. (Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, über diese E-Mail-Adresse mit der internen Meldestelle in Kontakt zu treten.)

Für Ihre Meldung steht Ihnen auf dem Hinweisgeber-Portal das Textfeld „Hinweis“ zur Verfügung. Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Meldung alle wichtigen Angaben enthält.

Sie senden Ihren Hinweis an die interne Meldestelle, indem Sie den Sicherheitscode in die Zeile „Sicherheitsprüfung“ eingeben und anschließend auf den Button „Abschicken“ klicken. Unmittelbar nachdem Sie Ihren Hinweis abgeschickt haben, erscheint eine Eingangsbestätigung mit der Vorgangsnummer, unter der Ihr Hinweis erfasst wurde.

Wichtig: Bitte notieren Sie sich die Vorgangsnummer Ihres Hinweises, da Sie diese benötigen, um später den Bearbeitungsstand Ihres Hinweises auf dem Hinweisgeber-Portal einsehen zu können.

Wenn Sie bei Abgabe Ihres Hinweises eine E-Mail-Adresse angegeben haben, erhalten Sie zusätzlich eine automatische Eingangsbestätigung mit der Vorgangsnummer Ihres Hinweises per E-Mail von der Absender-Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein..

im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mit dem/der Hinweisgeberschutz-Beauftragten

  

Sie können den Verstoß, den Sie beobachtet haben, im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mit dem/der Hinweisgeberschutz-Beauftragten melden.

Hierzu wenden Sie sich zunächst am besten entweder über die kostenlose Telefonnummer 0800 - 0 06 09 58 oder über das interne Hinweisgeber-Portalan die interne Meldestelle, um einen Termin zu vereinbaren.

Sollten Sie eine Terminanfrage als Nachricht auf der Voicebox hinterlassen, vergessen Sie bitte nicht, am Ende Ihrer Nachricht Ihren Namen und Ihre Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse anzugeben, damit die interne Meldestelle sich mit Ihnen in Verbindung setzen kann.

Wenn Sie per Post, telefonisch oder über das Hinweisgeber-Portal mit der internen Meldestelle in Kontakt treten, können Sie zudem entscheiden, ob Sie dabei anonym bleiben wollen oder Ihren Namen nennen möchten. 

Egal für welche Art der Kontaktaufnahme Sie sich entscheiden – Ihre Meldung wird in jedem Fall absolut vertraulich behandelt. 

Wie geht es weiter, nachdem ich eine Meldung bei der internen Meldestelle abgegeben habe?

  

1. Eingangsbestätigung
Sofern die Interne Meldestelle eine Möglichkeit hat, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung.

2. Erstprüfung durch die Interne Meldestelle
Die interne Meldestelle prüft, ob es sich bei Ihrer Meldung um einen Verstoß handelt, der unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt (siehe „Was soll gemeldet werden?“) und ob Ihre Meldung stichhaltig (= überzeugend, nachvollziehbar, begründet, einleuchtend, glaubwürdig) ist. Sollten sich Rückfragen zu Ihrer Meldung ergeben, nimmt die interne Meldestelle (wenn möglich) Kontakt mit Ihnen auf, um diese abzuklären. 

3. Entscheidung über weitere Schritte

Ihre Meldung wird nicht weiterbearbeitet, wenn:

  • Der gemeldete Verstoß nicht unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt (siehe „Was soll gemeldet werden?“), oder
  • Ihre Meldung nicht stichhaltig ist, oder
  • Rückfragen nicht geklärt werden können, die zum Verständnis und zur Beurteilung der Meldung wichtig sind


Falls eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme besteht, werden Sie darüber informiert, dass Ihre Meldung nicht weiterbearbeitet wird. 

Ihre Meldung wird weiterbearbeitet, wenn:

  • der gemeldete Verstoß unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt,
  • Ihre Meldung stichhaltig ist und
  • alle Rückfragen geklärt werden können, die zum Verständnis und zur Beurteilung der Meldung wichtig sind


Je nach Art der Vorwürfe, der Beweislage und den sonstigen Umständen leitet die interne Meldestelle nach § 18 HinSchG insbesondere die nachfolgenden Folgemaßnahmen ein:

  • Durchführung interner Untersuchungen und Kontaktaufnahme mit Betroffenen
  • Verweisung des Hinweisgebers an andere zuständige Stellen
  • Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen
  • Abgabe zwecks weiterer Untersuchungen an eine für interne Ermittlungen zuständige Einheit oder an eine zuständige Behörde


Dabei wird die Identität der/des Hinweisgerbers*in und der anderen Personen, die in der Meldung vorkommen, streng vertraulich behandelt. 

4. Rückmeldung
Spätestens 3 Monate nach Ihrer Meldung erhalten Sie eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstand (Was wurde bereits unternommen, was ist noch geplant?).

 

Hinweisgeber-Portal

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